1: Información compartida y disponible para la toma de decisiones

La disponibilidad e integración de los datos los hace más veraces y fiables. Esto solo es posible gracias al uso de un software de gestión. Así se beneficia la organización:

  • Aumenta la agilidad y la calidad en la toma de decisiones.
  • Permite identificar cuellos de botella en los procesos internos, lo cual resulta importante para evitar incumplimientos en los plazos o se vean afectados los niveles de productividad.
  • Disponer de un mapa de indicadores completo de lo que sucede en la organización permite visualizar el desempeño de la organización y realizar una mejor planificación y gestión del negocio.
  • El área de recursos humanos tendrá conocimiento inmediato sobre las necesidades de incorporación, reubicación o adquisición de talentos específicos.
  • Los empleados disponen de una visión global del negocio que les permite aportar ideas innovadoras.

2: Procesos estructurados, ágiles y eficientes

Una organización que realiza sus operaciones de forma no estructurada sufrirá altos niveles de retrabajo, con la consiguiente pérdida de tiempo, productividad y recursos económicos cruciales para el desarrollo de su negocio.

El uso de un software de gestión resuelve este problema al implementar procesos ágiles y eficientes. De esta forma, las personas solo tienen que seguir los procesos y las indicaciones que aporta el sistema. El resultado final es una mejora en el tiempo de respuesta a los proveedores y clientes y, en consecuencia, una mejora manifiesta de la calidad.

3: Mejora la eficiencia

Determinados procesos dentro de una organización son susceptibles de ser mejorados. Otros, sin embargo, se han deteriorado hasta tal punto que ocasionan errores o simplemente resultan innecesarios.

La definición y análisis del mapa de procesos suele ser la forma más adecuada para identificar procesos ineficientes o inútiles. No obstante, no siempre resulta sencillo elaborarlo desde cero. La identificación de procesos ineficientes es la primera forma en la que un software de gestión empresarial puede mejorar tu negocio de modo que se mejore la eficiencia en todas las áreas del mismo.

4: Reducción de errores en los procesos

Al minimizar la repetición de tareas, ampliar la estandarización e identificar los procesos ineficientes, el softwarede gestión permite optimizar el tiempo y aprovechar el mismo para concentrarse en las tareas importantes.

5: Permite la conformidad con la legislación vigente

Uno de los principales factores en los que un software de gestión puede mejorar su negocio viene dado por la adecuación a la legislación vigente. Las herramientas de gestión buscan atender la disciplina legal específica y la normativa del segmento en el que opera la organización.

De esta forma, la organización mantiene buenas relaciones con la sociedad, las administraciones y con cualquier ente regulador gubernamental al que se someta.

6: Reducción de costes

A primera vista, decir que un software de gestión ayuda a reducir costes en la organización puede resultar chocante. No obstante, aunque la incorporación del mismo suponga una inversión en un primer momento, la tasa de retorno de las inversiones generales de la organización puede crecer hasta un 15 %.

La reducción en los costes comienza en aspectos muy simples: disminución de papel, tinta, consumibles de impresión, etc. Además, la utilización de un software de gestión ahorra tiempo a los empleados que antes lo invertían en generar y revisar datos sin la certeza de que los mismos fuesen fiables.

7: Seguridad de la información

La información sensible, manipulada a diario por los empleados, es el activo más valioso de una empresa. La pérdida de datos se puede dar por el robo de la información, fallos en el sistema, corrupción de los datos, borrado accidental o malintencionado, virus o desastres naturales.

La adopción de un software de gestión permite que la información se pueda almacenar en varios lugares con total seguridad. La información estará siempre actualizada y resguardada en backups de forma rutinaria sin que tenga que ser mantenida por ningún empleado.

8: Evolución de empleados serena y sin traumatismos

Las organizaciones cuentan con algunos empleados que querrían retener toda la vida, pero lo cierto es que las personas cambian de trabajo por diversas razones, y en ese caso siempre será preferible una transición suave, sin traumatismos, y asegurando la transmisión del conocimiento adquirido durante su permanencia en la organización.

El uso de un software de gestión permite almacenar el “saber hacer” de cada empleado al estar registrado en los documentos y procesos de la organización, de tal forma que transmitir esa información de unos empleados a otros será un proceso natural.

9: Fin de la era del papel

En algunas organizaciones el papel sigue siendo protagonista de la función administrativa, comercial y ejecutiva. El problema derivado de este tipo de gestión es que cuando las organizaciones crecen, también crece de forma exponencial el uso del papel, generando procesos engorrosos, complicados, inseguros, y poco amigables con el medio ambiente.

Pero si nos centramos en la dificultad para encontrar la información y las dificultades de almacenamiento, se percibe de manera clara la valiosa contribución de un software de gestión en una organización.

10:  Facilita la implementación de otros sistemas de TI

Un software de gestión puede mejorar su negocio facilitando la implementación de otros sistemas de gestión relacionados, especialmente los dedicados a la planificación de recursos empresariales, obteniendo así una visión general completa de todas las actividades de la organización.

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