Uno de los aspectos contemplados en las últimas revisiones de algunas normas ISO como la ISO 9001 y la ISO 14001 es la gestión de la información documentada. Este requisito establece que las organizaciones deben documentar debidamente la información de su Sistema de Gestión ISO.

Aunque bien es cierto que no se explicita la forma en que debe documentarse, si implica que dicha gestión debe contemplar la identificación, descripción, acceso, distribución, almacenamiento,conservación y disposición de la documentación.

Sistemas de Gestión ISO

Es un hecho que la gestión de la documentación es uno de los principales retos a la hora de gestionar las normas ISO, no en vano, diariamente, las organizaciones invierten una gran cantidad de tiempo en la gestión de los documentos de sus Sistema de Gestión, llegando en muchos casos al punto de dedicar más tiempo al trabajo administrativo que a la búsqueda de la mejora continua de sus procesos y procedimientos.

Ante esta disyuntiva las organizaciones necesitan contar con herramientas que faciliten el día a día del mantenimiento del Sistema de Gestión y, a su vez, les permita cumplir con el requisito de información documentada recogido en las normas ISO.

Los denominados software de Gestión ISO constituyen una de esas herramientas que permiten automatizar la gestión de los Sistemas de Calidad, Sistemas de Gestión Medioambiental, etc. Este tipo de software suele incluir un apartado específico de gestión documental.

Un gestor documental es un aplicativo dentro de un Software de Gestión ISO quecumple con la funcionalidad de gestionar,organizar, almacenar y distribuir la documentación de una organización de acuerdo a su estructura y necesidades, y que además sirve de soporte para el resto de actividades y procesos de mantenimiento del Sistema de Gestión puesto que relaciona la documentación con éstos procesos.

Problemas de Gestión ISO y cómo resolverlos

Algunos de los principales problemas con los que se encuentran las organizaciones en su labor diaria a la hora de gestionar sus documentos y que un gestor documental de Gestión ISO puede resolver son:

Problema: La gestión de la documentación en soporte no electrónico impide compartir la misma con otros usuarios, ocasiona dificultades a la horade acceder a la misma y genera riesgo de extravío o deterioro de la documentación.

Solución: Un gestor documental permite almacenar toda la información y documentación de la organización en un único repositorio centralizado que facilita la colaboración entre las personas que trabajan en el Sistema de Gestión ISO y, además, simplifica el acceso al tener que disponer únicamente de un acceso a Internet, un código de usuario y una contraseña.

La información está segura y accesible en tiempo real.

Problema: Existe falta de control y desconocimiento sobre quién tiene acceso a la información.

Solución: Un gestor documental evita la circulación de información no controlada ya que toda la documentación se encuentra dentro de un sistema corporativo y cuenta con la funcionalidad de gestión de permisos de acceso a usuarios o grupos de usuarios, permitiendo establecer a nivel de documento o de conjunto de documentos, quién puede acceder o no a la información.

De esta forma, todos los miembros de un equipo puedentrabajar en el mismo entorno y acceder únicamente a aquella información que les afecta.

Problema: Resulta difícil encontrar los documentos en el momento en que se necesitan

Solución: El hecho de trabajar con un gestor documental que forme parte de un Software de Gestión ISO, permite localizar cualquier documento de forma sencilla y rápida al incorporar herramientas avanzadas de búsqueda, clasificación y consulta, que facilitan el acceso a los documentos vigentes en tiempo real.

Problema: La tarea de revisión, aprobación y distribución de la documentación es compleja y se suelen producir errores.

Solución: Un gestor documental permite establecer flujos de trabajo estándar entre los participantes en el proceso de creación, identificación, validación, aprobación, distribución e intercambio de la documentación.

Dichos flujos de trabajo garantizan la rapidez y facilidad de acceso por parte de todos los miembros de la organización y promueven una gestión eficaz y eficiente de la información.

Problema: Cuando se consultan los documentos no estamos seguros deque todos los implicados estén trabajando con la última versión.

Solución: Cuando en el gestor documental se crea una nueva versión de un documento, se inhabilita el acceso alas anteriores versiones del mismo, de esta forma, estamos seguros de que todos los usuarios acceden a la última versión de cada documento.

Además, el gestor documental incorpora un sistema de alertas de forma que cuando se aprueba la nueva versión de un documento se generan avisos y se envían e-mails para notificar de los cambios a los usuarios.

Problema: Además de la documentación de la ISO necesito poder gestionar otra documentación de mi organización.

Solución: Un gestor documental no sólo permite emplearse para gestionar los documentos afectados por la aplicación de las normas ISO, sino cualquier otro documento de la organización, además interactúa con el resto de las aplicaciones corporativas, constituyendo por sí mismo una herramienta de apoyo al resto de procesos.

Características de un Gestor ISO

En definitiva, un gestor documental, además de resolver los anteriores problemas, cuenta con las siguientes características:

  • Parametrizable de forma que puede adaptarse a cualquier organización.
  • Creación de nuevos documentos desde la propia herramienta.
  • Interfaz de usuario amigable e intuitiva.
  • Información completa del documento: estado (elaboración, en revisión, aprobado, etc.), fecha de creación, nombre, tipo de documento, flujo de trabajo donde se encuentra, número de versión, etc.
  • Histórico de cambios y trazabilidad del ciclo de vida del documento: versiones, registro de cambios y acciones realizadas por los usuarios, modificaciones, distribución, etc.
  • Carga de documentos existentes de forma sencilla y rápida.
  • Organización eficiente de la documentación.

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