El aumento de las exigencias que deben cumplir un sistema de gestión de calidad, unido al hecho de encontrarnos en un entorno cada vez más competitivo, está motivando a las organizaciones a apostar por la informatización de los sistemas de gestión de calidad como forma de optimizar el rendimiento. Pero… ¿Cómo hacerlo? Esa es la gran pregunta a la que suelen enfrentarse los responsables de calidad de las organizaciones.

Normas ISO 9001 y sistema de gestión de calidad

Todo software para gestionar las normas ISO 9001 debe proporcionar el marco para el establecimiento de la política  y los procedimientos necesarios para el control de la calidad, así  como las medidas para la identificación y tratamiento de los riesgos.

Igualmente, debe ofrecer un seguimiento tanto de la normativa al respecto, como de los objetivos establecidos en materia de calidad.

Estos son los requisitos que debe cumplir el software pero, ¿de qué forma la implantación de un software contribuye a la mejora de la gestión de nuestro sistema de calidad?

  • Un software de gestión del sistema de calidad proporciona un marco coherente y homogéneo en cuanto a la documentación a manejar y la forma en que se desarrollan procesos en las diferentes áreas de la organización.
  • Crea repositorios con legislación y normativa relacionada de cara a que la organización esté al tanto de los cambios necesarios a los que debe someterse para cumplir en todo momento con la reglamentación establecida.
  • El software para la gestión de la calidad permite tener controlada la documentación de manera automática, garantizando el mantenimiento del sistema y la trazabilidad de los cambios  efectuados en la misma de cara a las auditorias.
  • Permite crear planes de acciones mediante los cuales se repartan tareas y responsabilidades.
  • Gestiona la formación de las personas identificando las necesidades que tienen los diferentes miembros de la organización a la hora de recibir formación sobre documentación y procedimientos con el fin de lograr una mayor adecuación de éstos a sus puestos de trabajo.
  • Asegura la gestión de las no conformidades y desviaciones, facilitando el análisis de las mismas y el establecimiento de planes de acción para su tratamiento.
  • Facilita el establecimiento de flujos de trabajos que permiten realizar el seguimiento de las tareas pendientes y vencidas, así como enviar los oportunos recordatorios a sus responsables.
  • El software mejora la gestión del sistema de calidad mediante la programación de las auditorías y personalización de los checklist, además, permite realizar autoevaluaciones de los proveedores, así como gestionar las acciones establecidas por el equipo encargado de las auditorías internas y de terceros.

Beneficios de un sistema de gestión de calidad informatizado

En definitiva, mediante el uso de un software para la automatización de tu sistema de gestión de calidad podrás tener un control más efectivo de la calidad de tu organización, aportando entre otros los siguientes beneficios:

  • Mejor relación con el cliente.
  • Reducciones de costes, riesgos y responsabilidades.
  • Incremento en la reputación de la organización.
  • Accesibilidad a la información.

Y ahora que ya conoces los beneficios, ¿qué software vas a usar? Lo fundamental es que utilices aquel se adapte perfectamente a tus necesidades y, sobre todo, que sea intuitivo y fácil de usar. Y no sabes bien cuál te conviene… ¡pregunta!

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