10 formas en las que un Software de Gestión puede mejorar tu negocio

1: Información compartida y disponible para la toma de decisiones

La disponibilidad e integración de los datos los hace más veraces y fiables. Esto solo es posible gracias al uso de un software de gestión. Así se beneficia la organización:

  • Aumenta la agilidad y la calidad en la toma de decisiones.
  • Permite identificar cuellos de botella en los procesos internos, lo cual resulta importante para evitar incumplimientos en los plazos o se vean afectados los niveles de productividad.
  • Disponer de un mapa de indicadores completo de lo que sucede en la organización permite visualizar el desempeño de la organización y realizar una mejor planificación y gestión del negocio.
  • El área de recursos humanos tendrá conocimiento inmediato sobre las necesidades de incorporación, reubicación o adquisición de talentos específicos.
  • Los empleados disponen de una visión global del negocio que les permite aportar ideas innovadoras.

2: Procesosestructurados, ágiles y eficientes

Una organización que realiza sus operaciones de forma no estructurada sufrirá altos niveles de retrabajo, con la consiguiente pérdida de tiempo, productividad y recursos económicos cruciales para el desarrollo de su negocio.

El uso de un software de gestión resuelve este problema al implementar procesos ágiles y eficientes. De esta forma, las personas solo tienen que seguir los procesos y las indicaciones que aporta el sistema. El resultado final es una mejora en el tiempo de respuesta a los proveedores y clientes y, en consecuencia, una mejora manifiesta de la calidad.

3: Mejora la eficiencia

Determinados procesos dentro de una organización son susceptibles de ser mejorados. Otros, sin embargo, se han deteriorado hasta tal punto que ocasionan errores o simplemente resultan innecesarios.

La definición y análisis del mapa de procesos suele ser la forma más adecuada para identificar procesos ineficientes o inútiles. No obstante, no siempre resulta sencillo elaborarlo desde cero. La identificación de procesos ineficientes es la primera forma en la que un software de gestión empresarial puede mejorar tu negocio de modo que se mejore la eficiencia en todas las áreas del mismo.

4: Reducción de errores en los procesos

Al minimizar la repetición de tareas, ampliar la estandarización e identificar los procesos ineficientes, el softwarede gestión permite optimizar el tiempo y aprovechar el mismo para concentrarse en las tareas importantes.

5: Permite la conformidad con la legislación vigente

Uno de los principales factores en los que un software de gestión puede mejorar su negocio viene dado por la adecuación a la legislación vigente. Las herramientas de gestión buscan atender la disciplina legal específica y la normativa del segmento en el que opera la organización.

De esta forma, la organización mantiene buenas relaciones con la sociedad, las administraciones y con cualquier ente regulador gubernamental al que se someta.

6: Reducción de costes

A primera vista, decir que un software de gestión ayuda a reducir costes en la organización puede resultar chocante. No obstante, aunque la incorporación del mismo suponga una inversión en un primer momento, la tasa de retorno de las inversiones generales de la organización puede crecer hasta un 15 %.

La reducción en los costes comienza en aspectos muy simples: disminución de papel, tinta, consumibles de impresión, etc. Además, la utilización de un software de gestión ahorra tiempo a los empleados que antes lo invertían en generar y revisar datos sin la certeza de que los mismos fuesen fiables.

7: Seguridad de la información

La información sensible, manipulada a diario por los empleados, es el activo más valioso de una empresa. La pérdida de datos se puede dar por el robo de la información, fallos en el sistema, corrupción de los datos, borrado accidental o malintencionado, virus o desastres naturales.

La adopción de un software de gestión permite que la información se pueda almacenar en varios lugares con total seguridad. La información estará siempre actualizada y resguardada en backups de forma rutinaria sin que tenga que ser mantenida por ningún empleado.

8: Evolución de empleados serena y sin traumatismos

Las organizaciones cuentan con algunos empleados que querrían retener toda la vida, pero lo cierto es que las personas cambian de trabajo por diversas razones, y en ese caso siempre será preferible una transición suave, sin traumatismos, y asegurando la transmisión del conocimiento adquirido durante su permanencia en la organización.

El uso de un software de gestión permite almacenar el “saber hacer” de cada empleado al estar registrado en los documentos y procesos de la organización, de tal forma que transmitir esa información de unos empleados a otros será un proceso natural.

9: Fin de la era del papel

En algunas organizaciones el papel sigue siendo protagonista de la función administrativa, comercial y ejecutiva. El problema derivado de este tipo de gestión es que cuando las organizaciones crecen, también crece de forma exponencial el uso del papel, generando procesos engorrosos, complicados, inseguros, y poco amigables con el medio ambiente.

Pero si nos centramos en la dificultad para encontrar la información y las dificultades de almacenamiento, se percibe de manera clara la valiosa contribución de un software de gestión en una organización.

10:  Facilita la implementación de otros sistemas de TI

Un software de gestión puede mejorar su negocio facilitando la implementación de otros sistemas de gestión relacionados, especialmente los dedicados a la planificación de recursos empresariales, obteniendo así una visión general completa de todas las actividades de la organización.

¿Qué puede hacer por ti un gestor documental en la Gestion ISO?

Uno de los aspectos contemplados en las últimas revisiones de algunas normas ISO como la ISO 9001 y la ISO 14001 es la gestión de la información documentada. Este requisito establece que las organizaciones deben documentar debidamente la información de su Sistema de Gestión ISO.

Aunque bien es cierto que no se explicita la forma en que debe documentarse, si implica que dicha gestión debe contemplar la identificación, descripción, acceso, distribución, almacenamiento,conservación y disposición de la documentación.

Sistemas de Gestión ISO

Es un hecho que la gestión de la documentación es uno de los principales retos a la hora de gestionar las normas ISO, no en vano, diariamente, las organizaciones invierten una gran cantidad de tiempo en la gestión de los documentos de sus Sistema de Gestión, llegando en muchos casos al punto de dedicar más tiempo al trabajo administrativo que a la búsqueda de la mejora continua de sus procesos y procedimientos.

Ante esta disyuntiva las organizaciones necesitan contar con herramientas que faciliten el día a día del mantenimiento del Sistema de Gestión y, a su vez, les permita cumplir con el requisito de información documentada recogido en las normas ISO.

Los denominados software de Gestión ISO constituyen una de esas herramientas que permiten automatizar la gestión de los Sistemas de Calidad, Sistemas de Gestión Medioambiental, etc. Este tipo de software suele incluir un apartado específico de gestión documental.

Un gestor documental es un aplicativo dentro de un Software de Gestión ISO quecumple con la funcionalidad de gestionar,organizar, almacenar y distribuir la documentación de una organización de acuerdo a su estructura y necesidades, y que además sirve de soporte para el resto de actividades y procesos de mantenimiento del Sistema de Gestión puesto que relaciona la documentación con éstos procesos.

Problemas de Gestión ISO y cómo resolverlos

Algunos de los principales problemas con los que se encuentran las organizaciones en su labor diaria a la hora de gestionar sus documentos y que un gestor documental de Gestión ISO puede resolver son:

Problema: La gestión de la documentación en soporte no electrónico impide compartir la misma con otros usuarios, ocasiona dificultades a la horade acceder a la misma y genera riesgo de extravío o deterioro de la documentación.

Solución: Un gestor documental permite almacenar toda la información y documentación de la organización en un único repositorio centralizado que facilita la colaboración entre las personas que trabajan en el Sistema de Gestión ISO y, además, simplifica el acceso al tener que disponer únicamente de un acceso a Internet, un código de usuario y una contraseña.

La información está segura y accesible en tiempo real.

Problema: Existe falta de control y desconocimiento sobre quién tiene acceso a la información.

Solución: Un gestor documental evita la circulación de información no controlada ya que toda la documentación se encuentra dentro de un sistema corporativo y cuenta con la funcionalidad de gestión de permisos de acceso a usuarios o grupos de usuarios, permitiendo establecer a nivel de documento o de conjunto de documentos, quién puede acceder o no a la información.

De esta forma, todos los miembros de un equipo puedentrabajar en el mismo entorno y acceder únicamente a aquella información que les afecta.

Problema: Resulta difícil encontrar los documentos en el momento en que se necesitan

Solución: El hecho de trabajar con un gestor documental que forme parte de un Software de Gestión ISO, permite localizar cualquier documento de forma sencilla y rápida al incorporar herramientas avanzadas de búsqueda, clasificación y consulta, que facilitan el acceso a los documentos vigentes en tiempo real.

Problema: La tarea de revisión, aprobación y distribución de la documentación es compleja y se suelen producir errores.

Solución: Un gestor documental permite establecer flujos de trabajo estándar entre los participantes en el proceso de creación, identificación, validación, aprobación, distribución e intercambio de la documentación.

Dichos flujos de trabajo garantizan la rapidez y facilidad de acceso por parte de todos los miembros de la organización y promueven una gestión eficaz y eficiente de la información.

Problema: Cuando se consultan los documentos no estamos seguros deque todos los implicados estén trabajando con la última versión.

Solución: Cuando en el gestor documental se crea una nueva versión de un documento, se inhabilita el acceso alas anteriores versiones del mismo, de esta forma, estamos seguros de que todos los usuarios acceden a la última versión de cada documento.

Además, el gestor documental incorpora un sistema de alertas de forma que cuando se aprueba la nueva versión de un documento se generan avisos y se envían e-mails para notificar de los cambios a los usuarios.

Problema: Además de la documentación de la ISO necesito poder gestionar otra documentación de mi organización.

Solución: Un gestor documental no sólo permite emplearse para gestionar los documentos afectados por la aplicación de las normas ISO, sino cualquier otro documento de la organización, además interactúa con el resto de las aplicaciones corporativas, constituyendo por sí mismo una herramienta de apoyo al resto de procesos.

Características de un Gestor ISO

En definitiva, un gestor documental, además de resolver los anteriores problemas, cuenta con las siguientes características:

  • Parametrizable de forma que puede adaptarse a cualquier organización.
  • Creación de nuevos documentos desde la propia herramienta.
  • Interfaz de usuario amigable e intuitiva.
  • Información completa del documento: estado (elaboración, en revisión, aprobado, etc.), fecha de creación, nombre, tipo de documento, flujo de trabajo donde se encuentra, número de versión, etc.
  • Histórico de cambios y trazabilidad del ciclo de vida del documento: versiones, registro de cambios y acciones realizadas por los usuarios, modificaciones, distribución, etc.
  • Carga de documentos existentes de forma sencilla y rápida.
  • Organización eficiente de la documentación.

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¿Qué motivos impulsan a las empresas a automatizar sus Sistemas de Gestión ISO?

Alcanzar la satisfacción de los clientes es uno de los objetivos primordiales a conseguir por parte de cualquier organización. Para lograrlo es preciso mejorar la eficiencia, siendo una de las formas de lograrlo la mejora de los procesos de gestión diaria.

Un gran número de organizaciones ya decidieron en su momento adecuarse a los requisitos de la ISO 9000 para certificar la calidad de su gestión. No obstante, dada la cada vez mayor complejidad a la que deben enfrentarse, muchas organizaciones apuestan por automatizar sus Sistemas de Gestión ISO.

Razones para automatizar Sistemas de Gestión ISO

Existen numerosas situaciones complejas que se le presentan a las organizaciones y que pueden superarse afrontando un proceso de automatización de sus Sistemas de Gestión ISO.

Hay organizaciones que cuentan con Sistemas de Gestión ISO que se encuentran en una fase ya madura y ven necesario evolucionar de una gestión manual a una gestión más automática que les permita lograr una optimización de los tiempos y recursos empleados en la gestión y mantenimiento del sistema.

El seguimiento y control manual de la documentación y la verificación de su cumplimiento respecto a los requisitos del Sistema de Gestión por parte de directivos y técnicos, implica dedicar más horas de trabajo de estos responsables en estas tareas, no pudiéndolas dedicar a la realización de otras actividades que aportan mayor valor.

Los Sistemas de Gestión ISO no automatizados suponen un gran esfuerzo

En los sistemas de gestión no automatizados existe el riesgo de utilizar instrucciones o formularios obsoletos. La realización de auditorías, tanto internas, como externas, de los Sistemas de Gestión, suponen un gran esfuerzo para las organizaciones, ya que requiere adecuar toda la documentación, así como los registros generados para poder superarlas con éxito.

No contar con un sistema de gestión documental automatizado, conlleva una mayor dedicación para preparar los Comités de Dirección, ya que requiere de la recopilación, análisis y presentación de los datos necesarios para el desarrollo del citado comité de manera manual.

La cada vez mayor deslocalización de las organizaciones y el incremento del número de tele trabajadores, dificulta enormemente la implantación de un Sistema de Gestión ISO no automatizado.

Muchos procesos y muchas personas: Sistemas de Gestión ISO automatizados para evitar el caos

En aquellas organizaciones que cuentan con una gran cantidad de procesos tanto estratégicos como de soporte, se hace complejo el control de los mismos y de sus interrelaciones de una forma no automatizada.

Cuanto mayor es el número de personas involucradas en el Sistema de Gestión, más necesario se hace disponer de un punto común que permita unificar el mismo de cara a poder controlar todas las desviaciones y no conformidades identificadas, así como las acciones tanto correctivas como de mejora planteadas.

A veces, también resulta necesario disponer de la información desde cualquier lugar y en cualquier momento, aspecto que se ve dificultado sin la automatización de los sistemas de gestión.

Sistemas de Gestión ISO automatizados: ¿a qué estás esperando?

Ya te hemos expuesto una muestra de los principales problemas a los que se enfrentan aquellas organizaciones que aún no han automatizado sus Sistemas de Gestión ISO.

Si ya cuentas con un sistema certificado o te estás planteando implantarlo, ¿A qué estás esperando? Podemos ayudarte a automatizar tu Sistemas de Gestión ISO centralizando toda la gestión en una única herramienta intuitiva, fácil de usar y que se adapte perfectamente a tus necesidades. ¡Pregúntanos!

¿Cómo mejorar tu sistema de gestión de calidad? ¡Utiliza el software adecuado!

El aumento de las exigencias que deben cumplir un sistema de gestión de calidad, unido al hecho de encontrarnos en un entorno cada vez más competitivo, está motivando a las organizaciones a apostar por la informatización de los sistemas de gestión de calidad como forma de optimizar el rendimiento. Pero… ¿Cómo hacerlo? Esa es la gran pregunta a la que suelen enfrentarse los responsables de calidad de las organizaciones.

Normas ISO 9001 y sistema de gestión de calidad

Todo software para gestionar las normas ISO 9001 debe proporcionar el marco para el establecimiento de la política  y los procedimientos necesarios para el control de la calidad, así  como las medidas para la identificación y tratamiento de los riesgos.

Igualmente, debe ofrecer un seguimiento tanto de la normativa al respecto, como de los objetivos establecidos en materia de calidad.

Estos son los requisitos que debe cumplir el software pero, ¿de qué forma la implantación de un software contribuye a la mejora de la gestión de nuestro sistema de calidad?

  • Un software de gestión del sistema de calidad proporciona un marco coherente y homogéneo en cuanto a la documentación a manejar y la forma en que se desarrollan procesos en las diferentes áreas de la organización.
  • Crea repositorios con legislación y normativa relacionada de cara a que la organización esté al tanto de los cambios necesarios a los que debe someterse para cumplir en todo momento con la reglamentación establecida.
  • El software para la gestión de la calidad permite tener controlada la documentación de manera automática, garantizando el mantenimiento del sistema y la trazabilidad de los cambios  efectuados en la misma de cara a las auditorias.
  • Permite crear planes de acciones mediante los cuales se repartan tareas y responsabilidades.
  • Gestiona la formación de las personas identificando las necesidades que tienen los diferentes miembros de la organización a la hora de recibir formación sobre documentación y procedimientos con el fin de lograr una mayor adecuación de éstos a sus puestos de trabajo.
  • Asegura la gestión de las no conformidades y desviaciones, facilitando el análisis de las mismas y el establecimiento de planes de acción para su tratamiento.
  • Facilita el establecimiento de flujos de trabajos que permiten realizar el seguimiento de las tareas pendientes y vencidas, así como enviar los oportunos recordatorios a sus responsables.
  • El software mejora la gestión del sistema de calidad mediante la programación de las auditorías y personalización de los checklist, además, permite realizar autoevaluaciones de los proveedores, así como gestionar las acciones establecidas por el equipo encargado de las auditorías internas y de terceros.

Beneficios de un sistema de gestión de calidad informatizado

En definitiva, mediante el uso de un software para la automatización de tu sistema de gestión de calidad podrás tener un control más efectivo de la calidad de tu organización, aportando entre otros los siguientes beneficios:

  • Mejor relación con el cliente.
  • Reducciones de costes, riesgos y responsabilidades.
  • Incremento en la reputación de la organización.
  • Accesibilidad a la información.

Y ahora que ya conoces los beneficios, ¿qué software vas a usar? Lo fundamental es que utilices aquel se adapte perfectamente a tus necesidades y, sobre todo, que sea intuitivo y fácil de usar. Y no sabes bien cuál te conviene… ¡pregunta!